Assinar documentos digitalmente facilita a autenticação de contratos e outros documentos de forma segura e prática. No entanto, para utilizar o recurso, o gestor deve conhecer as funcionalidades da ferramenta e como os signatários devem atuar.

Atualmente, há várias opções de fazer isso mediante aplicativos e softwares com limitações que impedem que esse processo ocorra de forma ágil e eficiente para a organização.

Como funciona a assinatura digital?

A assinatura digital de documentos funciona como uma substituta da necessidade de obter a assinatura feita à mão com caneta em papel. 

Dessa forma, é possível acelerar processos burocráticos que fazem parte da empresa. 

Isso significa otimizar os processos com contratos em recrutamento e seleção, assinatura de documentos de RH, contratos com fornecedores e outros documentos que exigem uma formalização de todas as partes envolvidas.

Como fazer assinatura digital? 

A forma mais simples de aprender como fazer assinatura digital é utilizar um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas.

A ferramenta automatiza todo o processo de assinatura, desde a distribuição dos documentos para o aceite até o armazenamento digital dos arquivos assinados.

E como fazer uma assinatura digital para documentos? Veja a seguir o passo a passo comum nas plataformas:

  1. O usuário deve fazer seu login no sistema, a partir da senha cadastrada;
  2. Em seguida, deve realizar o upload dos documentos a serem assinados na plataforma, que podem estar em Word ou PDF;
  3. A terceira etapa é realizar o envio dos documentos aos destinatários. Eles devem ser informados sobre a ação a ser executada (assinatura, validação ou testemunho). Você poderá estabelecer uma ordem de assinatura, o prazo e configurar o processo de coleta de assinaturas de acordo com suas demandas.
  4. O destinatário receberá um e-mail para realizar a assinatura, o que poderá ser feito a partir de qualquer dispositivo conectado à internet. 
  5. Após abrir o documento, ele deverá seguir as orientações da plataforma para assinar e concluir o procedimento.
  6. O usuário pode consultar o status dos documentos enviados, verificando quais ainda estão pendentes de assinatura e quais já foram assinados. Se for o caso, é possível remetê-los novamente ao remetente.
  7. Além da consulta, é possível realizar a gestão do processo de confirmação e validação das assinaturas.
  8. Por fim, basta armazenar os documentos com segurança para acessá-los rapidamente sempre que necessário. No caso do sistema de assinatura eletrônica da TOTVS, por exemplo, eles são armazenados na TOTVS Cloud.
  9. Vale pontuar que remetentes e destinatários podem acessar o conteúdo online ou realizar o download do documento.

Como organizar mensagens no WhatsApp?

O WhatsApp anunciou nesta quinta-feira (31) um novo recurso que promete facilitar a organização dos bate-papos: as listas personalizadas. Agora, os usuários poderão criar listas específicas de contatos e grupos de forma manual, simplificando a busca por conversas importantes e otimizando a navegação dentro do app.

Segundo a Meta, desenvolvedora do WhatsApp, a funcionalidade será liberada gradativamente e deverá alcançar todos os usuários nas próximas semanas.